Гібридне робоче середовище, в якому деякі співробітники працюють в офісі, а деякі працюють вдома або в інших віддалених місцях, стають все більш звичними. Згідно з дослідженням PwC, 72% керівників США планують інвестувати в інструменти для віртуальної співпраці, а 57% з них планують інвестувати в конференц-зали з розширеним віртуальним підключенням.
Щоб максимізувати цінність цих інвестицій, ІТ-лідерам слід дотримуватися найкращих практик щодо проектування та адміністрування обладнання гібридної конференц-зали. Ось що ІТ-фахівцям потрібно знати про створення та обслуговування конференц-залів і переговорних кімнат для організацій із гібридним робочим середовищем.
Оцініть вимоги до гібридних конференцій
ІТ-керівники повинні переконатися, що вони розуміють вимоги своєї організації, перш ніж вибрати правильне рішення для проведення конференцій.
Наприклад, для окремого приміщення або місця для переговорів може знадобитися повністю інтегроване рішення для конференц-залу з конференц-процесорами, гучномовцями, підсилювачами та можливостями шумо- та ехоприглушення. Це дозволяє учасникам віддаленої зустрічі чути й бути почутими, що полегшує розуміння один одного для всіх учасників. Багато організацій створюють гнучкі робочі простори, які можна адаптувати для різних сценаріїв співпраці. Корисно знати, які рішення для переговорних кімнат доступні, щоб їх можна було швидко розгорнути для забезпечення публічного оголошення або засідання комітету ради.
Співробітники та команди, ймовірно, використовують популярні платформи уніфікованих комунікацій, як-от Zoom, Microsoft Teams та Google Meet. Рішення для гібридної співпраці повинно інтегруватися з такими платформами, надаючи організації максимальну гнучкість у з’єднанні із зовнішніми зацікавленими сторонами, включаючи бізнес-партнерів і клієнтів, незалежно від того, якій платформі вони надають перевагу.
Гібридне робоче середовище вимагає належного налаштування конференц-залу з відповідними інструментами, системами та стратегіями для успіху.
Крім того, співробітники, які працюють віддалено, можуть оцінити навушники з шумозаглушенням, які інтегруються з мобільними та настільними інструментами для проведення конференцій і полегшують спілкування з колегами та клієнтами. Освітлення однаково важливо скрізь, де знаходяться учасники. Для віддалених співробітників гарне освітлення запезпечує офісним колегам можливість бачити своїх віддалених колег під час відеодзвінків, ніби вони присутні поруч, що ще більше полегшує спілкування.
Будь-яке рішення для гібридних конференцій має розвиватися спільно з організацією, а її вимоги стають все більш складними. Вимоги до мережі, включно з пропускною здатністю та якістю обслуговування (QoS), також є важливими, щоб мати змогу забезпечити найвищу якість спілкування.
Навчайте менеджерів і співробітників використанню обладнання
Організація може мати найсучасніше рішення для конференц-зв’язку і все ще намагатися ефективно співпрацювати в гібридному середовищі, якщо керівники та співробітники не знають, що можуть робити інструменти, або не розуміють, як їх використовувати в повсякденному житті. Маючи це на увазі, ІТ-керівники, які забезпечують навчання роботі з обладнанням, зменшать кількість запитів до служби підтримки.
Наприклад, керівники гібридних команд повинні навчитися проводити наради, що складаються з локального та віддаленого персоналу разом із клієнтами. Регіональні офіси можуть мати особливі вимоги до співпраці для залучення своїх колег у головний офіс. Помічникам керівника також може знадобитися конкретне навчання, щоб вони могли підтримувати зустрічі за участю вищого керівництва або клієнтів, розташованих як локально, так і віддалено.
Усі співробітники повинні мати однакові базові знання, коли мова йде про те, як працює обладнання і як воно забезпечує гібридні зустрічі. Відповідно, було б гарною ідеєю періодично або на вимогу пропонувати курси підвищення кваліфікації та надавати шпаргалки, на які можуть посилатися працівники. Включіть навчання роботі з конференц-обладнанням в роботу кожного відділу.
План постійного адміністрування та технічного обслуговування
Довгострокове планування також має вирішальне значення для успіху облаштування гібридного конференц-залу. Якщо організація складає бюджет лише з урахуванням короткострокових потреб, їй, можливо, доведеться переосмислити рішення для проведення конференцій раніше, ніж очікувалося. ІТ-керівникам слід оцінити вартість рішення для проведення конференцій протягом усього терміну служби та спланувати його постійне адміністрування. Такий аналіз бюджету зазвичай охоплює ліцензії користувачів у всіх офісах і віддалених робочих просторах, ліцензії, необхідні для роботи з рішеннями для проведення конференцій у конкретних приміщеннях для нарад, а також будь-яке оновлення обладнання, необхідне для конкретного рішення протягом всього часу експлуатації.
Крім того, враховуйте час ІТ-персоналу, необхідний для підтримки та оновлення систем конференц-зв’язку й програмного забезпечення, необхідного для усунення несправностей та оптимізації продуктивності конференцій. Рішення, які пропонують віддалене керування, дозволяють спростити відстеження та керування працездатністю системи, а також віддалене встановлення оновлень програмного забезпечення для підвищення ефективності.
Також можуть бути витрати, пов’язані з навчальними сесіями для існуючих і нових співробітників, а також з навчанням для членів ІТ-команди. Оскільки все більше співробітників і команд користуються рішенням для проведення конференцій, ІТ-спеціалісти мають виділяти кошти на мережеві ресурси для підтримки плавної роботи гібридних конференцій у всіх місцях.
Створіть успішне гібридне робоче середовище
Згідно з дослідженням PwC, понад 60% керівників очікують збільшення витрат на інструменти віртуальної співпраці та навчання менеджерів. ІТ-керівникам слід готуватися до приміщень для гібридних зустрічей, оцінюючи вимоги своєї організації до віртуальної співпраці, навчаючи співробітників тому, як використовувати обладнання, і активно плануючи довгострокове обслуговування та адміністрування гібридного рішення для спільної роботи. За умови правильної підготовки ІТ-фахівці можуть стати основою успішного гібридного робочого середовища організації.